Gastos deducibles para autónomos freelance: lista completa actualizada

Cada euro de gasto que no deduces es un euro que regalas a Hacienda. Parece una exageración, pero no lo es: un gasto deducible te ahorra el 20% en IRPF más la parte proporcional del IVA soportado que te puedes deducir. Si no estás metiendo todos los gastos posibles, estás pagando más impuestos de los que te tocan.

Lo que vas a aprender

• La lista más completa posible de gastos deducibles para autónomos en España
• Cómo deducir los gastos de casa si trabajas desde un despacho doméstico
• Los límites y requisitos legales para cada tipo de gasto
• Cómo organizar las facturas para que no te rechacen una deducción

Regla general de deducibilidad

Para que un gasto sea deducible en IRPF debe cumplir tres requisitos:

1. Vinculación con la actividad económica: debe ser necesario para obtener tus ingresos.
2. Acreditación documental: necesitas factura o recibo a tu nombre.
3. Contabilización: debe estar registrado en tus libros de ingresos y gastos.

Gastos de local y suministros

Despacho en casa

Si trabajas desde tu vivienda habitual, puedes deducir un porcentaje de los suministros. La base es el porcentaje de metros cuadrados de tu vivienda destinados a la actividad sobre el total. Por ejemplo, si tu casa tiene 80m² y tu despacho ocupa 10m², puedes deducir el 12.5% de:

• Electricidad
• Agua
• Gas
• Comunidad
• Internet y telefonía

Solo aplica si la afectación parcial de la vivienda está comunicada en Hacienda (se indica en el modelo 036/037).

Límite: en IRPF solo puedes deducir los suministros en proporción al espacio, con un máximo del 30% de la vivienda. El IVA deducible de estos gastos tiene limitaciones adicionales.

Espacio de coworking o despacho alquilado

Si alquilas un despacho o pagas un espacio de coworking, es 100% deducible (con IVA deducible al 100% también). El alquiler de un coworking ronda los 100-200€ al mes en ciudades medias españolas, lo cual es un gasto deducible significativo a final de año.

Equipamiento y material

Equipos informáticos

• Ordenadores, monitores, teclado, ratón: deducible al 100% si es tu herramienta de trabajo principal.
• Tableta, móvil: deducible en proporción al uso profesional si también lo usas personalmente. Sé conservador: declara un 70-80% de uso profesional.
• Silla ergonómica de oficina: deducible al 100%.

Software y suscripciones

Todas las herramientas digitales que pagas: Google Workspace, Office 365, Adobe Creative Cloud, Notion, Zoom, Trello Premium, hosting web, dominio. Si la usas para trabajar, es gasto deducible. Suma rápido: entre 50€ y 200€ al mes que muchos autónomos no deducen.

Material de oficina

Folios, bolígrafos, cartuchos de tinta, cuadernos, etc. Pueden parecer gastos menores pero al año pueden sumar 200-300€.

Formación

Cursos, conferencias, libros y cualquier formación relacionada con tu actividad profesional es deducible al 100%. Un máster en tu sector (3.000-15.000€) puede ahorrarte entre 600€ y 3.000€ en IRPF.

Gastos financieros

• Comisiones bancarias de la cuenta de negocio
• Intereses de préstamos para inversión en el negocio
• Comisiones de plataformas de cobro (Stripe, PayPal)
• Comisiones de cambio de divisa si facturas en otras monedas

Dietas y manutenciones

Los autónomos pueden deducir gastos de manutención con límites:

• Hasta 26,67€/día dentro de España (con pernoctación)
• Hasta 48,08€/día en el extranjero (con pernoctación)

Necesitas que el gasto esté relacionado con tu actividad (reunión con cliente, viaje de trabajo) y pagarlo por medios electrónicos. El pago en efectivo no es deducible para manutención.

Vehículo y combustible

Si usas tu vehículo para la actividad, puedes deducir gastos en proporción al uso profesional. La deducción del IVA del coche solo es del 50% (salvo para determinadas actividades como transporte de mercancías, taxi, autoescuela, agentes comerciales).

Para la mayoría de autónomos profesionales, es más práctico deducir los kilometrajes a la tarifa de 0,19€/km establecida.

Cómo organizar las facturas para que no te las rechacen

1. Guarda TODAS las facturas. Digitalízalas. El móvil saca fotos suficientemente buenas para Hacienda.
2. Que la factura esté a tu nombre. Las facturas a nombre de tu pareja o de un familiar no son deducibles.
3. Trazabilidad del pago. Paga los gastos desde tu cuenta de negocio. Si usas la personal, que sea fácil rastrear.
4. Software de facturación tipo Xolo, Quipu o Declarando te ayuda a llevar esto al día sin volverte loco.

Conclusión

La diferencia entre un autónomo que maximiza sus deducciones y uno que no lo hace puede ser de miles de euros al año. No es hacer trampa: es aplicar la ley correctamente. Dedica una tarde a revisar todos tus gastos recurrentes y asegúrate de que los estás metiendo todos.

Para entender cómo declarar correctamente esos gastos, te recomiendo leer nuestra guía sobre el modelo 130 IRPF: cómo rellenarlo sin equivocarte.